Dokumen yang bertumpuk serta acak-acakan selain tidak sedap dipandang mata, tentunya membuat pusing jika harus mencari suatu dokumen penting diantara tumpukan tersebut. Jasa penataan arsip dari Crown Records Management dapat membantu Anda dalam menspesifikasi dokumen, serta mengelolanya sesuai kebutuhan Anda. Salah satu servis yang ditawarkan oleh Jasa penataan arsip dari Crown Records ialah Layanan File Management yang memberikan tingkat fleksibilitas yang lebih besar. Setiap dokumen Anda akan memiliki data secara spesifik dan Anda akan memiliki ikhtisar dari masing-masing dokumen tersebut. Namun ternyata dalam penataan arsip tidak boleh sembarangan loh, ada beberapa hal mendasar yang perlu diperhatikan. Cari tau lebih lengkapnya dalam artikel ini yuk
- Horizontal Filling
Cara pertama yan paling banyak dan sering dilakukan ialah dengan menyusun arsip secara horizontal. Caranya penyimpanan arsip dengan cara memasukan arsip kedalam stofmap atau snelhecter kemudian ditumpukan keatas dalam lemari arsip atau disusun secara mendatar / horizontal dari bawah keatas. Kelebihannya menggunakan car aini adalah judul asip atau pengelompokannya dapat dengan mudah terbaca.
- Vertikal Filling
Cara selanjutnya dalam menata arsip ialah Menyusun secara vertikal. Cara menyusun secara vertical adalah dimasukan dalam folder/ map arsip kemudian diletakan dalam posisi tegak memanjang atau berdiri dan disusun dari depan kebelakang. Cara ini membuat agak sukar dalam melihat judul dokumen, namun dapat menghemat space lebih banyak.
- Lateral Filling
Cara lainnya adalah dengan lateral filling. Menggunakan penyimpanan arsip dengan cara dimasukan dalam snelhecter atau brief ordner yang kemudian diletakkan berdiri dengan punggung didepan. Hal ini tentu saja membuat pencarian arsip dengan mudah karena susunannya yang rapih dan mempercepat pencarian karena judul dokumen mudah terbaca.
- Pemeriksaan dan Pengindeksan
Selain 3 hal di atas ternyata pemeriksaan dan pengindeksan sangat mempengaruhi penataan arsip. Pemeriksaan yang dimaksud ialah melihat pada tanda pelepas surat / release mark, tanda pelepas biasanya merupakan diposisi dep (deponeren) yang menunjukan perintah untuk menyimpan surat. Jika sudah terlepas maka perlu diganti. Kemudian pada pengindeksan yaitu proses pemberian kode yang dibuat sesuai dengan system penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian kembali arsip tersebut.
- Penyortiran dan Penyimpanan
Selanjutnya ialah penyortiran. Cara ini merupakan proses memisah-misahkan arsip sesuai dengan klasifikasi isi arsip tersebut, sehingga pada saat penyimpanan nanti semua arsip akan bertempat didalam area yang sama dalam satu jenis arsip. Setelah penyortiran maka Anda perlu memperhatikan proses penyimpanan, proses penyimpanan arsip kedalam lemari arsip sesuai dengan kategori ataupun klasifikasi informasi yang terkandung didalamnya.
Beberapa cara di atas merupakan cara menata arsip yang baik pada perusahaan. Seperti yang kita ketahui dalam menata arsip jika pengelolaan kearsipannya baik, maka perusahaan telah bertanggung jawab dalam emnjaga keamanan arsipnya guna mencarinya dengan mudah pada saat yang dibutuhkan
